Rekrutering en selectie in tijden van corona

Dominiek SAELENS

Midden maart zijn door de regering relatief abrupt strenge voorzorgsmaatregelen afgekondigd om het coronavirus in te perken. Defensie heeft daarop onmiddellijk de rekrutering en selectie opgeschort. Solliciteren, zich inschrijven voor de selectieproeven of het selectieproces verderzetten, waren plots niet meer mogelijk.

Lockdown in volle “high load”

De rekrutering en selectie van Defensie gaat door in het Militair Hospitaal Koningin Astrid (MHKA) in Neder-over-Heembeek. Net zoals de andere ziekenhuizen was het onderworpen aan de strikte richtlijnen van het ziekenhuisnoodplan. Tijdens de eerste twee maanden van de lockdown konden alleen dringende of levensnoodzakelijke consultaties, onderzoeken en interventies plaatsvinden. Sollicitanten ontvangen kon dus niet meer. Het contactcenter rekrutering en de 9 informatiecentra van Defensie bleven wel bereikbaar via telefoon en e-mail. Bovendien werden de website en de social media aangewend om jongeren te informeren over de stand van zaken en de interesse voor Defensie levend te houden. Leerlingen van de KMS en de KSOO maakten korte video’s om op social media te getuigen over hun opleiding en het dagelijks leven in de school.

De opschorting van rekrutering en selectie viel samen met de traditioneel drukste rekruteringsperiode van het jaar, de “high load”. In het voorjaar zijn er talrijke jobdagen en andere evenementen gericht op rekrutering. De pop-upstores in de shoppingcentra van Wijnegem en Luik tijdens de krokusvakantie, een absolute primeur dit jaar, moesten enkele dagen vroeger dan gepland sluiten. De Open Campus Days in de KMS en de KSOO, gepland op 15 en 22 maart, werden geannuleerd. Ze lokken elk jaar duizenden bezoekers en zorgen telkens voor een piek in het aantal sollicitaties. Hetzelfde gebeurde met een dertigtal jobdagen in onze eenheden. Ook de jongerenstages tijdens de paasvakantie in het Trainingscentrum Para in Schaffen konden niet doorgaan.

“Klaar om….” maar met beperkingen

DG HR startte onmiddellijk met de voorbereidingen voor de heropstart. Hierbij speelden talrijke factoren een rol:

  • het wel of niet verschuiven van de inlijvingsdata;
  • de inschatting van het beschikbaar personeel voor de medische en psychologische selectie;
  • het berekenen van het maximaal aantal sollicitanten dat fysiek in het MHKA aanwezig zou mogen zijn, afhankelijk van de preventiemaatregelen;
  • de aanpassing van de infrastructuur, …

Zodra er sprake was van een versoepeling van de maatregelen, werden de voorbereidingen in de praktijk omgezet.

Zo is beslist, in een eerste tijd, alleen nog te selecteren voor de vacatures voor onderofficier en officier. De vacatures voor vrijwilligers komen ten vroegste in het najaar aan bod. Ook de rekrutering en selectie van kandidaten voor het reservekader wordt voorlopig opgeschort. Alles gebeurt afhankelijk van de evolutie van de coronacrisis en rekening houdend met de beschikbare selectie- en vormingscapaciteit. Coördinatie met de vormingswereld is onontbeerlijk en vindt continu plaats.

Om het aantal beschikbare selectieofficieren optimaal te benutten, is beslist bepaalde selectieproeven niet af te nemen. Het afleggen van groepsproeven kan in de huidige situatie niet. Voor sportproeven met respect voor de nodige hygiënische voorzorgsmaatregelen is de beschikbare infrastructuur ontoereikend. Ook dat kan voorlopig dus niet. Om de selectie op een vlottere manier te laten verlopen en de veiligheid van sollicitanten en medewerkers te garanderen, waren verschillende wijzigingen aan de geldende wetgeving noodzakelijk. Het selectieproces is herleid tot 2 selectiedagen. De medische basisselectie en de computertesten gaan door op dag 1, het interview en de oriëntatie op dag 2.

Ook op het vlak van praktische organisatie zijn de nodige maatregelen getroffen. Om de “social distancing” te garanderen, worden de sollicitanten op verschillende plaatsen en in verschillende golven onthaald. Een extra ingang maakt een circulatieplan mogelijk, vrije ruimtes zijn omgebouwd tot wachtzalen, extra hygiënemaatregelen zijn van kracht zoals het dragen van mondmaskers, het ter beschikking stellen van alcoholgel, … Gebruikte lokalen worden regelmatig ontsmet en bij contact op korte afstand, bijvoorbeeld tijdens het interview bij de psycholoog, zorgt plexiglas voor afstand. Het 11 Bn Gn heeft hierbij voor de nodige ondersteuning gezorgd. Het zal nog wel enige tijd noodzakelijk blijven om het aantal aanwezige medewerkers en sollicitanten in de gebouwen van het militair hospitaal te spreiden. Ook de academische proeven in de KMS en de proeven schoolse kennis in de KSOO worden aangepast en in tijd en ruimte gespreid.

Op 4 mei kregen bijna 9000 geïnteresseerden een e-mail van het contactcenter. Het gaat om jongeren die tijdens de pop-upstore actie, naar aanleiding van een jobdag of bij een bezoek aan een informatiecentrum, hadden aangeven verder op de hoogte te willen blijven van onze vacatures. Zij werden uitgenodigd om op de website de vacatures voor onderofficier en officier te bekijken en zich op basis daarvan in te schrijven voor de selectieproeven. Inschrijven was enkel telefonisch mogelijk van 11 tot en met 18 mei. Enkel de vacatures voor de bijzondere werving bleven lopen tot de oorspronkelijke uiterste inschrijvingsdatum van 2 juni. Om klaar te zijn voor de verwachte zware belasting van de telefoonlijnen, werden door CC V&C in allerijl verbeteringen aangebracht aan de telefooncentrales. Ondertussen kregen de selectieofficieren een vorming om de aangepaste selectieprocedures uniform te kunnen toepassen. Vanaf 11 mei werden de selectieactiviteiten progressief weer opgebouwd.

Gevolgen voor 2020 en 2021

De lange onderbreking van het rekruterings- en selectieproces zal ongetwijfeld leiden tot een vertraging van de werving. De wervingsobjectieven voor 2020 zullen meer dan waarschijnlijk niet volledig gehaald worden. Het annuleren van tal van rekruteringsactiviteiten, die onontbeerlijk zijn voor een succesvolle werving, zal een invloed hebben op het aantal sollicitanten dat zich nog aanbiedt. De militaire job is voor velen soms nog een grote onbekende. Tijdens de rekruteringsactiviteiten brengen we jongens en meisjes in contact met eenheden en materieel en kunnen ze met concrete vragen terecht bij de militairen zelf die hun werk in de praktijk kunnen tonen.

De komende tijd zullen rekruteringsactiviteiten, als gevolg van de coronacrisis, minstens tijdelijk een andere aanpak vragen. We moeten op zoek naar een creatieve communicatie en interessante evenementen voor een beperkt publiek. Voor de start van het wervingsjaar 2021 in september is het plannen en voorbereiden van alternatieve manieren om een groot doelpubliek te bereiken al volop aan de gang. We zetten alles op alles om van de rekrutering 2021 een succes te maken.

HRC toont de weg
HRC toont de weg
De KMS in coronacrisis
De KMS in coronacrisis
DG HR in de JOPG Covid-19
DG HR in de JOPG Covid-19
Dienende leiders
Dienende leiders
Emma en Lucas
Emma en Lucas