Les archives : quand la « paperasse » raconte notre histoire

Ingrid SNOECK

Tout au long de votre carrière en tant que militaire à la Défense, les documents s’accumulent dans votre dossier personnel: brevets, notes d’évaluation, résultats de cours, lettres de remerciement ou de félicitations, … L’unité de support administratif de votre unité (ESA) conserve ces documents. Vous pouvez toujours demander à celui-ci de consulter votre dossier personnel. Il s’agit ici des archives locales.

Lorsque vous quittez la Défense ou vous partez à la retraite, votre dossier est archivé au niveau central.

le Notariat

Le service Notariat de la DG HR

Les dossiers des militaires et des civils qui quittent la Défense atterrissent au service Notariat de la DG HR, à Evere. C’est là que votre “histoire papier” est ensuite conservée pour la postérité. Sept militaires veillent au quotidien à ce que les dossiers entrants soient archivés correctement et selon les prescriptions en vigueur. Ces dossiers doivent également se retrouver au bon endroit, dans la bonne boîte et sur la bonne étagère. C’est indispensable pour pouvoir retrouver leur trace par la suite. Le personnel du Notariat consacre, en effet, une grande partie de son temps à la recherche de dossiers, à la demande d’anciens militaires, de membres de la famille d’anciens militaires ou d’autres personnes qui, pour une raison ou une autre, cherchent des informations. Les dossiers concernés peuvent être consultés sur place, à la demande.

Outre les dossiers personnels des militaires et des civils et les dossiers avec des mesures statutaires, se trouve également chez nous une série d’autres archives. Il s’agit entre autres des:

  • Dossiers des résistants armés
  • Dossiers des miliciens Classe 1946-1960
  • Dossiers des militaires qui ont servi pendant une des deux Guerres mondiales ou la Guerre de Corée
  • Dossier quant à la Collaboration technique militaire au Congo/Zaïre, Rwanda et Burundi
pas qu'à la DG HR

Des archives, on en trouve pas qu’à la DG HR

Ce ne sont pas uniquement les dossiers personnels qui sont conservés avec soin. Ainsi, la Chancellerie, un service de la DG Jur, gère et conserve essentiellement des arrêtés royaux et ministériels. Ce sont des documents qui contiennent entre autres les nominations et les commissions du personnel civil et militaire de la Défense. Sont également archivés les documents administratifs des unités tels que les rapports du commandant d’unité (RCU) ainsi que les documents de la DG MR comme les contrats d’achat et de la DG BudFin (dépenses, extraits bancaires, etc). ACOS IS gère les archives classifiées, des documents estampillés confidentiels, secrets ou très secrets. Ils archivent également les rapports annuels des unités. La DG H&WB conserve les dossiers médicaux à Neder-over-Heembeek, la DG StratCom stocke, quant à elle, les productions audiovisuelles (enregistrements sonores ou vidéo, articles de presse, communiqués de presse), à Peutie et l’Ecole royale militaire (ERM) conserve tous les documents académiques.

Des kilomètres de papiers

Lorsque l’on parle des archives, la quantité s’exprime en mètres, voire en kilomètres! En dépit de la numérisation, la production “annuelle” d’archives dans les unités équivaut à 100 m. Evere et Zutendaal ont chacun plus que 10 km d’archives. Les archives médicales équivalent à quelque 5 km. Outre l’aspect volume, il convient également de prêter une attention suffisante aux conditions de conservation. Le papier et l’encre se détériorent rapidement si les conditions de conservation ne sont pas adéquates, à savoir à l’abri de l’humidité, de la lumière du jour, de la poussière, à une température constante, etc. Cela nécessite donc un investissement et un entretien non négligeables.

La période de conservation des archives est fixée en fonction du type de documents. Elle peut varier de 5 à 50 ans. Certains documents sont même conservés “ad vitam aeternam”. L’archiviste général du Royaume est responsable de la politique d’archivage pour l’ensemble du pays et définit les documents qui doivent être archivés et leur durée de conservation. Attention: tout n’est pas conservé. Certains documents peuvent être détruits immédiatement. Dans ce cas, il est recommandé de le faire le plus rapidement possible afin de limiter un tant soit peu le nombre de kilomètres d’archives.

Que nous réserve l’avenir?

La Défense souffre d’un manque de place. En raison des travaux d’infrastructure prévus au sein du Quartier Reine Elisabeth, le bâtiment abritant les archives sera amené à terme à disparaître. C’est pourquoi on examine de nouvelles possibilités en vue de tout stocker, déplacer, … Les Archives du Royaume sont disposées à reprendre une série d’archives. L’évolution technique des dernières années avec la numérisation de la plupart des documents peut avoir un impact positif sur les volumes à conserver. Un DVD peut contenir des centaines de documents et prend très peu de place. On observe, par conséquent, une évolution vers le scannage systématique de documents plus anciens. Un véritable travail de bénédictin. Les documents papier parfois très anciens doivent être manipulés avec toutes les précautions nécessaires et doivent éventuellement être remis en place. L’ensemble du processus prend énormément de temps. Des plans en vue de sous-traiter la conservation et, éventuellement, la numérisation d’une grande partie de nos archives existantes et futures, commencent dès lors à prendre bonne forme.

Nos archives contiennent des trésors d’informations pour les générations à venir et méritent dès lors d’être conservées avec soin. Votre passage à la Défense est, lui aussi, largement documenté et laissera des traces pendant encore bien longtemps dans nos archives. S’il venait un jour l’envie à vos petits-enfants ou arrière-petits-enfants de s’attaquer à votre biographie, ils savent où s’adresser!

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