La planification des mutations : comment est-elle établie ?

Lieven GEERAERT

Annuellement, quelque 3000 militaires changent de poste, de fonction ou d’unité. C’est beaucoup. Presque tout le monde sera dès lors confronté à une mutation, à un moment ou à un autre de sa carrière. Ces mouvements de personnel sont le résultat d’un processus important et délicat de définition des besoins, de collecte d’informations et de coordination: la planification des mutations.

La planification des mutations vise à faire en sorte que les mutations se déroulent pendant les mois d’été, grosso modo entre juin et octobre, afin de limiter autant que possible l’impact sur l’organisation et le militaire. Certains militaires doivent en effet déménager en raison de leur mutation, parfois à l’étranger, ou doivent prendre des dispositions pour leur famille. Pour que la planification des mutations soit prête à temps, la DG HR entame dès le mois de juin les premières étapes de la planification pour l’année suivante.

Au sein de la division HRB de la DG HR, un calcul des effectifs existants et déployables à l’avenir est effectué sur la base d’autant de facteurs que possible (recrutement, attrition, …). Il s’agit donc du personnel qui n’est pas en formation, n’est pas en retrait temporaire d’emploi, … Une fois ces effectifs connus, la DG HR détermine, compte tenu des priorités de la Défense, une clé de répartition par DG/ACOS/Composante. Cette clé est appelée “enveloppe”. Ces enveloppes forment alors le cadre quantitatif pour l’élaboration de la future planification des mutations. Les différents ACOS/DG et Composantes se chargent ensuite de la coordination de ces enveloppes avec les unités qui relèvent de leur compétence.

Entre-temps, chaque chef de corps procède à l’analyse pour son unité :

  • En vérifiant qui souhaite éventuellement quitter l’unité. Qui s’est par exemple porté candidat pour un appel issu du Catalogue des Appels nationaux ou du Catalogue des Appels internationaux sur l’intranet, qui a introduit ses préférences d’affectation (voir cadre),… ;
  • En vérifiant qui quittera de facto l’unité parce qu’il a atteint l’âge de la retraite, en raison d’une participation planifiée à une formation continuée, parce qu’il est retenu comme HOO, en raison d’une participation à un recrutement interne, … ;
  • En vérifiant qui pourrait éventuellement quitter l’unité parce que le rendement au sein de l’unité est atteint ;
  • En tenant compte du flux entrant déjà connu de jeunes candidats issus de la formation de base ou des mutations entrantes ordinaires ;
  • En définissant ses priorités et en tenant compte, dans ce cadre, des directives émanant de l’échelon supérieur (DG/ACOS/Composante), de ses missions et, bien évidemment, aussi de l’enveloppe qui lui est allouée.
Vous voulez faire connaître votre souhait de faire mutation? Dans ce cas, l’outil PREFERENCES D’AFFECTATION en HRM@Defence reste le moyen le plus indiqué de faire part de vos desiderata en tant qu’individu à votre gestionnaire. Cet outil permet à tous les gestionnaires de partager les infos avec les bonnes personnes et de les gérer de manière optimale.

Les gestionnaires HR font une même analyse. Ils collectent et complètent tous les souhaits exprimés par le personnel :

  • La réponse aux différents appels ;
  • Les candidats pour participer à une formation continuée ;
  • Les préférences d’affectation complétées en HRM@Defence ;
  • Les informations émanant des entretiens de carrière avec les gestionnaires ;
  • Les candidatures pour le recrutement interne (promotion sociale et promotion sur diplôme) ;
  • Les demandes et intentions d’effectuer une prestation volontaire d’encadrement (PVE)

Ils transmettent leur analyse au chef de corps avant le début de la consultation externe.

La consultation externe, qui a lieu entre septembre et décembre, est le contact formel entre les gestionnaires de la DG HR et le chef de corps. Durant ces contacts, ils discutent de leurs analyses et apportent les éventuels ajustements nécessaires. Le produit fini est une image claire de l’évolution et des besoins en personnel de cette unité pour l’année à venir.

A l’issue de la consultation externe, les gestionnaires disposent d’une vision globale des besoins en personnel au sein de la Défense. Ils travaillent, de concert et en concertation avec les différentes unités, aux options possibles en vue de répondre à tous ces besoins de manière maximale et optimale. Cela revient à faire s’emboîter le mieux possible toutes les pièces de ce complexe puzzle des mutations. Cet exercice tient toujours compte des limites des enveloppes allouées. Cette période intense de négociation, de consultation, de contacts et de discussions s’étend à peu près de janvier à avril.

N’oublions pas: une mutation vient rarement seule. Elle doit s’intégrer dans le tableau global de tous les mouvements de personnel au sein de la Défense. Les conséquences de chaque mutation doivent donc être prises en considération. Dans ce cadre, le gestionnaire tient compte autant que possible des profils et des souhaits des individus tout en n’oubliant pas les besoins de l’organisation. The right person in the right place, at the right time and at the right cost! Parfois, certaines mutations logiques et cohérentes en apparence ne peuvent pas se faire ou ne peuvent se faire à temps parce que les conséquences pour d’autres collaborateurs ou unités sont trop importantes (right time, right cost).

A un moment donné, idéalement dans le courant du mois de mai, HRB-Car clôture formellement la planification des mutations. Un bilan de la situation est établi par grande unité. Les avis de mutation suivent en principe après la clôture de la planification, mais, en fonction de la mutation, cela peut également se faire plus tôt. C’est par exemple souvent le cas pour des mises en place au sein d’organismes internationaux. Outre toutes les mutations planifiées, des situations inattendues peuvent également se produire, comme des demandes de démission mais aussi, malheureusement, des décès, autant de situations qui requièrent une solution rapide.

Et en juin, le cycle redémarre pour l’année suivante …

La planification des mutations est toujours un processus long et difficile. Le manque de personnel au sein de notre organisation et les nombreuses missions et priorités font en sorte que chaque mutation est devenue très importante. Une définition correcte des besoins, un échange d’informations transparent et une concertation permanente sont dès lors les clés d’une planification des mutations réussie.

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