La DG HR au sein du JOPG Covid-19

Isabel VANHAVERMAET

Inutile de rappeler que le coronavirus a profondément ébranlé notre manière de vivre et de travailler. Depuis le 13 mars 2020, nous sommes confrontés aux conséquences des mesures exceptionnelles annoncées par le Conseil national de sécurité en vue de lutter contre la propagation du coronavirus. Le Flash CHOD du 13 mars 2020 le résumait ainsi: “Des circonstances particulières appellent des mesures particulières ”.

La Défense s’est engagée, dès le début, en vue de respecter strictement les directives. Depuis le 18 mars, toutes les tâches non essentielles à la sécurité nécessitant une présence en unité ont été suspendues. Nous avons eu recours au maximum au télétravail. Une décision relativement facile et logique mais aux conséquences lourdes, particulièrement dans le domaine du personnel. Des questions pertinentes se sont posées quant à la formation, au recrutement et à la sélection, au personnel en service permanent à l’étranger mais de nombreuses questions ont également été suscitées par l’impact sur le régime de congés et l’extension de la possibilité de travailler à distance.

Pour guider la Défense de manière cohérente dans ces circonstances exceptionnelles et lui permettre en même temps d’assurer l’aide nécessaire à la Nation, deux cellules chargées de la coordination ont été mises sur pied. Le Centre de coordination et d’information Covid-19 (C²IC) et le Joint Operational Planning Group Covid-19 (JOPG) au sein desquels sont représentés tous les DG/ACOS/Composantes. Ces cellules de coordination suivent la situation engendrée par la crise du coronavirus en Belgique et à l’étranger. Toutes les questions sont recueillies et transmises aux différents interlocuteurs en vue de fournir des réponses correctes et cohérentes. La DG HR est représentée au sein de ces deux cellules.

En interne à la DG HR, la tâche du représentant au sein du JOPG consistait à discuter de toutes les questions relatives au domaine du personnel avec les SME. Ces questions portaient sur un large éventail de sujets que nous évoquerons plus en détail.

Les mesures de prévention ont eu un impact sur la formation de base de nos candidats et sur les formations continuées des autres militaires. D’un coup d’un seul, les écoles ont été obligées de donner cours, autant que possible, à distance. Certaines formations ont été suspendues, des programmes ont été adaptés. En vue de limiter l’impact sur l’opérationnalité de la Défense, il fut décidé de tout de même autoriser la poursuite d’un petit nombre de formations essentielles en préparation à une mission à l’étranger. Le respect des mesures de précaution était, bien entendu, primordial dans ce cadre. Il fut également décidé de prolonger la validité de certains brevets et qualifications.

La suspension de la formation a également mis en péril la suite de la planification annuelle. Le JOPG a demandé à la Division HRC de la DG HR de procéder à l’adaptation de la planification. Elle est parvenue, ensemble avec toutes les écoles qu’elles dépendent de la DG HR ou des Composantes, à définir des priorités et à établir un calendrier adapté avec comme date de début le 18 mai 2020. Un bel exemple de coordination et d’aptitude à trouver des compromis!

Le recrutement et la sélection n’ont pas été épargnés. Les activités de recrutement ont été annulées. Nos médecins ont été déployés dans le secteur des soins de santé, mettant de ce fait la sélection médicale à l’arrêt. Les autres épreuves de sélection ne purent d’ailleurs elles non plus plus avoir lieu en raison des mesures de prévention décrétées. Les réunions du JOPG et du C²IC visaient à communiquer quant à l’évolution de la situation et à la suivre de près. Les DG/ACOS/Composantes ont reçu du POC DG HR un aperçu clair et ont pu formuler leurs remarques. Entre-temps, HRB R&S recherchait activement des alternatives afin d’atteindre nos groupes cibles et de limiter autant que possible la perte de postulants. Dès l’annonce de l’assouplissement des mesures, tout a été mis en œuvre afin de redémarrer la sélection en toute sécurité à partir du 11 mai. Comment cela se passera-t-il concrètement ? Vous le lirez dans un autre article de cette édition des HR-Topics.

Le personnel en service permanent à l’étranger avait lui aussi des questions étant donné que le coronavirus ne connaît pas de frontières. Il a été décidé de traiter ces questions de manière centralisée et de parvenir à des directives cohérentes tenant toutefois compte de la spécificité de chaque pays. Le JOPG a permis de vérifier si toutes les procédures étaient correctement suivies. Il est apparu à plusieurs reprises qu’une collaboration avec les autres DG et ACOS au sein d’une seule cellule de coordination était nécessaire afin de dissiper rapidement les malentendus. Les quelque 1000 membres du personnel affectés au sein d’organismes internationaux ont reçu par le biais des canaux appropriés toutes les informations pour leur fournir le soutien nécessaire en cette période de crise.

Le besoin de fournir des informations claires s’est fait sentir dès le premier jour. Aussi, le JOPG a essayé de communiquer au maximum des directives générales dans tous les domaines possibles à l’aide de FAQ relatives à la crise du coronavirus publiées sur la page intranet COVID-19. Le POC DG HR était chargé de rassembler les éléments de réponse dans le domaine du personnel et a consulté tous nos spécialistes pour ce faire. Le cas échéant, les collaborateurs HR dans les unités ont reçu des directives détaillées afin de leur permettre d’assister le personnel. En vue de limiter autant que possible l’impact pour le personnel, certaines exceptions à la réglementation existante ont, en effet, dû être prévues.

Une analyse approfondie de tous les cas possibles effectuée par nos experts dans ce domaine ont permis de rédiger très rapidement deux arrêtés royaux (AR), l’un relatif aux attributions particulières pendant la crise du coronavirus et l’autre relatif aux mesures introduites dans le cadre de la Covid-19. Ces deux AR sont valables pour toute la durée de la crise liée au coronavirus. Les News@Defence du 4 mai donnent un aperçu de toutes les adaptations. Certaines mesures avaient, en outre, un impact technique. Ainsi, des adaptations ont dû être effectuées en HRM@Defence pour permettre le suivi administratif de plus de 3 jours de travail à distance par semaine. Une charge de travail non négligeable en coulisses.

Les mois écoulés ont indubitablement démontré que des circonstances particulières appelaient des mesures particulières. Mais l’enseignement principal de cette crise est la valeur inestimable d’une collaboration, d’une coordination et d’un échange d’informations de qualité entre tous les acteurs. Les collaborateurs au sein du JOPG et du C²IC et tous les spécialistes sur lesquels ils ont pu compter ont permis à la Défense de traverser le mieux possible cette crise. Si chacun était demeuré dans son coin, il aurait été impossible d’entreprendre les bonnes actions au bon moment et de limiter autant que faire se peut l’impact sur notre personnel.

Recrutement et sélection au temps du corona
Recrutement et sélection au temps du corona
HRC montre la voie
HRC montre la voie
L’ERM résiste à la crise
L’ERM résiste à la crise
Leadership serviteur
Leadership serviteur
Emma et Lucas
Emma et Lucas