HRM@Defence phase 2: réforme de la gestion de la formation

Article : Shana Pauwels - Photos : DG-HR, DG-Com

La deuxième phase de HRM@Defence a été déployée début 2017. Mais que signifie cette deuxième phase ? Et pour qui est-elle importante ?

Tout d’abord, un petit retour en arrière: le projet HRM@Defence a démarré en 2013 avec pour principal objectif d’offrir une gestion centrale des données interactive et conviviale. Mais aussi, pour faciliter la gestion dans le domaine des finances, du personnel et de la formation pour l’individu et la hiérarchie. Et surtout, pour que la Défense, en tant qu’organisation, atteigne l’objectif ‘The right person at the right place at the right time at the right cost’.

Pour y parvenir, les différents éléments de l’application sont déployés en trois phases. La première phase ‘Portfolio’ a démarré en 2014. Depuis lors, tout le monde peut introduire lui-même sa demande de congé. Simultanément démarrait la préparation de la deuxième phase ‘Train the Talent’ comprenant les applications de la gestion de la formation. Ces deux applications sont: Campus Solutions (CS) pour la gestion de toutes les formations académiques et Enterprise Learning Management (ELM) pour le suivi de toutes les formations internes non académiques à la Défense.

La troisième phase ‘Human Capital Management’ (HCM) comprend le reste de la gestion du personnel.

La deuxième phase a été déployée début 2017. Seule l’Ecole royale militaire utilisera la partie Campus Solutions pour le suivi des formations académiques, mais l’Enterprise Learning Management (ELM) est la partie intéressante pour tout un chacun parce que cette application comprend tous les autres programmes de formation.

L’introduction de toutes ces formations dans le système constitue une sacrée performance. Les organismes de formation ont procédé manuellement pour être certain de l’exactitude des données, pour rectifier d’anciennes interprétations erronées et pour corriger les bugs de transfert cachés. La phase 2 est pleinement opérationnelle depuis le début de cette année pour les organismes de formation, c’est-à-dire que toutes les données ont été introduites. Un avantage donc et pas uniquement pour les organismes de formation, mais aussi pour tous les militaires qui peuvent, à présent, mieux suivre leurs formations par le biais des rapportages en Reports on HRM@Defence.

Intéressant pour le militaire

Bien qu’il ne soit pas encore possible en 2018 de s’inscrire à une formation via ELM, il est déjà possible de consulter via Reports on HRM@Defence les programmes d’étude, les résultats, les planifications des formations et les inscriptions aux formations internes à la Défense.

Les inscriptions aux formations se font toujours à l’heure actuelle via l’‘ancien” système, en envoyant un fax ou un courriel à l’organisme de formation mais, à partir du déploiement de la 3e phase (HCM), elles se feront également via ELM.

A l’heure actuelle, les descriptions de fonction sont introduites en HRM@Defence. Dès que toutes les descriptions de fonction auront été introduites, chaque militaire pourra vérifier lui-même quelles sont les formations nécessaires pour sa fonction et quand celles-ci sont organisées. Chacun disposera ainsi de toutes les données nécessaires pour proposer un programme d’étude personnalisé à sa ligne hiérarchique. Bien entendu, le commandement devra encore valider cette proposition et éventuellement l’adapter de manière à ne pas perdre de vue les besoins de l’organisation. Mais, il vous est possible, en tant qu’individu, de rechercher et de consulter plus facilement toutes les informations concernant les formations nécessaires.

Aperçu pour les unités

L’introduction de l’Enterprise Learning Management n’est pas uniquement très intéressante pour personnel, elle l’est aussi pour le responsable de la formation au sein des unités à qui elle offre de nombreux avantages. Les différentes bases de données relatives aux formations sont couplées entre elles via Reports on HRM@Defence, ce qui permet de vérifier à l’aide d’une simple recherche par exemple qui est l’aidman au sein de votre unité, le nombre d’aidmen dans votre unité et à quel moment vous devez planifier le prochain cours de recyclage pour ces personnes.

De cette manière, tout le monde travaille avec les mêmes données et parle des mêmes données, ce qui permet de réellement comparer, de répartir correctement la charge de travail, mais permet également un retour sur investissement. Tout le monde peut ainsi apporter sa pierre à l’édifice et les des formations à long terme ne sont pas perdues de vue par la mise à jour manuelle de registres pour les recyclages et autres.

Flexibilité pour l’unité

Les rapports que vous trouvez ne sont pas suffisants pour un responsable de la formation? Dans ce cas, vous pouvez toujours vérifier comment obtenir un rapportage étendu ou personnalisé. A l’heure actuelle, ce sont les spécialistes au sein de la DG HR qui se penchent sur les nouveaux rapports. L’objectif à terme est de former des spécialistes au sein des unités en vue de poursuivre le développement des rapports relatifs aux données issues de l’ELM.

Pour toute question relative à l’ELM ou aux Reports on HRM@Defence : DGHR-HELPDESK-ELM@mil.be