HRM@Defence: la 3e Wave, où en sommes-nous aujourd’hui ?

Kris VANDEPOELE

Le 4 janvier 2021, la 3e et dernière Wave du projet HRM@Defence a été entièrement mise en service. Un des principaux objectifs du projet HRM@Defence était de numériser la gestion dans le domaine du personnel, en ce compris l’administration salariale et les formations, pour chaque collaborateur de la Défense et pour la hiérarchie. Le projet a été mis en œuvre par phases successives, appelées “Waves”. A l’issue de la 3e phase, la numérisation de l’administration financière et du personnel doit être complète.

2020

Cela n’aura échappé à personne, depuis début 2020, de nouvelles fonctionnalités ont régulièrement été lancées. Les nouveaux processus électroniques ont petit à petit remplacé les méthodes de travail « papier ». La pandémie de Covid-19 a, par ailleurs, clairement démontré, au cours de l’année écoulée, combien il était important de pouvoir travailler de manière numérique et à distance.

Etant donné que tous nos collaborateurs ne disposent pas d’un ordinateur de la Défense, l’application est également consultable par Internet (par exemple, depuis le domicile), et ce, après authentification à l’aide de la carte d’identité électronique. C’est pour la même raison que l’application a changé d’apparence début 2020. Vous pouvez désormais utiliser les différentes fonctionnalités sur votre Smartphone ou votre tablette à l’aide de l’écran tactile. Les demandes que vous pouvez introduire vous-même, en tant que salarié, en HRM@Defence ou les actions que vous devez vous-même entreprendre pour gérer vos données personnelles, sont dorénavant aussi accessibles par ce biais.

Vous voulez savoir comment accéder à HRM@Defence par Internet avec votre ordinateur personnel, votre Smartphone ou votre tablette ? Consultez la page d’accueil de HRM@Defence. Dans la rubrique “Documentation”, cliquez sur “Films d’instruction”. Dans la catégorie “Accès Internet”, vous trouverez une courte vidéo qui vous montre comment il convient de procéder.

Dans le courant de l’année 2020, de nouveaux types de demandes ont progressivement été proposés de manière électronique. La priorité a été donnée, dans la mesure du possible, aux demandes les plus utilisées afin d’en retirer à court terme le plus gros bénéfice pour l’organisation. Ce fut d’abord au tour de la demande de télétravail. Vinrent ensuite les demandes par exemple de congé de fin de carrière ou de cumul qui furent introduites en remplacement des ModB papier. Depuis novembre 2020, tous les types de ModB sont disponibles sous forme électronique.

Une série de formalités administratives pour lesquelles vous deviez auparavant vous rendre auprès de l’ESA, ont été simultanément proposées en HRM@Defence. Dorénavant, vous pouvez ainsi modifier vous-même votre numéro de compte bancaire ou demander une nouvelle carte de réduction pour les transports en commun. Tous les appels pour les fonctions vacantes ou places ouvertes pour le recrutement interne (promotion sociale, promotion sur diplôme, …) sont également publiés depuis mi-2020 en HRM@Defence. Vous pouvez, à tout moment, consulter toutes les places vacantes ouvertes et vous inscrire pour les types de places vacantes qui vous intéressent sur la base de mots clés. Si vous voulez poser votre candidature pour une place vacante donnée, vous pouvez le faire directement depuis l’appel.

2021

Jusqu’à fin 2020, une série d’autres systèmes, outre HRM@Defence, étaient encore utilisés pour notre administration financière et du personnel. De ce fait, les mêmes données étaient parfois introduites à plusieurs reprises manuellement et les échanges d’informations entre systèmes se faisaient encore, dans un certain nombre de cas, sur papier.

Dans la seconde moitié du mois de décembre 2020, toutes les données issues de ces systèmes ont été fusionnées et transférées en HRM@Defence. Depuis le 4 janvier 2021, nous n’avons plus qu’un seul et unique système qui contient toutes les informations, ce qui permet de proposer de nouvelles fonctionnalités en libre-service et de poursuivre la numérisation de l’administration du personnel. Songeons par exemple au formulaire d’enregistrement pour l’indemnité bicyclette ou pour demander et introduire un ordre de marche (en Belgique et à l’étranger).

Un seul système assure dorénavant le suivi de toutes les informations, ce qui permet d’effectuer automatiquement les éventuels “transferts” par exemple en DS Flex. Si vous travaillez par exemple à temps partiel, le système tiendra compte de votre schéma de travail lors du traitement de vos demandes de congé.

En tant que salarié, nous avez aussi, grâce aux fonctionnalités du libre-service, un aperçu des distinctions honorifiques que vous avez déjà reçues, mais vous pourrez également voir quand vous serez dans les conditions pour obtenir la distinction honorifique suivante. De cette manière, vous pourrez par exemple vérifier quand votre ancienneté de traitement augmentera. Enfin, HRM@Defence vous donne aussi accès, depuis début 2021, à votre bulletin de paiement numérique et vous fournit un aperçu de tous les paiements que vous avez perçus.

Maladies de jeunesse

Le passage complet en HRM@Defence représente un changement fondamental et s’accompagne inévitablement de maladies de jeunesse. Nous constatons surtout des problèmes dans les domaines suivants :

  • Workflows qui ne se passent pas correctement parce qu’à l’issue du transfert de toutes les données intervenu fin de l’année dernière, tous les paramètres ne sont pas réglés correctement dans le système.
  • Bugs dans le logiciel rendant impossible, dans un certain nombre de cas, l’introduction de données spécifiques.
  • Connaissance ou expérience insuffisante du système qui explique une série d’erreurs d’utilisation lors de l’introduction de toutes les données nécessaires.
  • Absence de certains aperçus ou rapports.

En vue d’éviter au maximum les erreurs d’utilisation, une session d’information est donnée chaque semaine au personnel du DAES par Skype, depuis le 19 janvier 2021. La DG HR et la DG BudFin entendent, de cette manière, fournir des informations correctes et opportunes quant aux mises à jour et à l’état des lieux ou à certains sujets suscitant de nombreuses questions auprès des help desks. En outre, de nombreux rapports visant à soutenir les DAES et les utilisateurs individuels sont développés en vue d’améliorer la gestion, l’aperçu et le suivi des prestations payées.

Lors de la résolution des problèmes, la priorité est donnée à ceux auxquels de nombreux membres du personnel sont confrontés. Viennent ensuite les autres cas individuels. Toute personne qui, en raison du non-paiement de certaines indemnités ou allocations, rencontre des difficultés (par exemple remboursement d’un prêt, paiement d’une pension alimentaire, d’un loyer) peut solliciter une aide. Le DAES vous expliquera à qui vous adresser pour ce faire. Ces dossiers sont traités en priorité et, si nécessaire, il est possible de procéder à un paiement direct en dehors du système. Dans l’intervalle, 552 demandes ont déjà été traitées dans ce cadre.

Les retards de paiement sont en grande partie résorbés, mais pas totalement. Tout est mis en œuvre pour résoudre le problème le plus rapidement possible. Pour le module PVR, Planifier, approuver et Enregistrer les prestations, plus de cent demandes d’adaptation ont déjà été introduites auprès de l’entreprise depuis le début de cette année. La moitié de celles-ci sont entre-temps en production. La DG MR veille à ce que les adaptations demandées soient effectuées dans un délai acceptable de 5 jours. A l’heure actuelle, l’entreprise fournit en moyenne 2 à 3 mises à jour du logiciel par semaine, celles-ci comprennent à chaque fois plusieurs corrections. Sur la base des données actuelles, on estime que d’ici le 1er juillet 2021, HRM@Defence fonctionnera correctement.

Et après ?

Dans les semaines et les mois à venir, nous travaillerons d’arrache-pied en vue d’améliorer les fonctionnalités existantes et de les rendre plus faciles d’utilisation. Pour ce faire, nous ferons appel à des utilisateurs représentatifs des différentes unités. A plus long terme, des fonctionnalités supplémentaires seront graduellement ajoutées.

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