HRM@Defence, de 3de wave: waar staan we vandaag?

Kris VANDEPOELE

Op 4 januari 2021 werd de 3de en laatste Wave van het Project HRM@Defence volledig in gebruik genomen. Eén van de hoofdobjectieven van het project HRM@Defence was om het beheer op vlak van personeel, inclusief de loonadministratie en de vormingen, te digitaliseren voor elke werknemer van Defensie en voor de hiërarchie. Het project werd uitgevoerd in fases, de zogenaamde “Waves”, waarbij de derde fase moest resulteren in een volledige digitalisering van de personeel- en financiële administratie.

2020

Het zal niemand ontgaan zijn dat, sinds begin 2020, op geregelde tijdstippen nieuwe functionaliteiten in gebruik werden genomen. Stap voor stap namen nieuwe elektronische processen de plaats in van ”papieren” werkmethodes. De COVID-19-pandemie heeft echter het afgelopen jaar duidelijk aangetoond hoe belangrijk het is om digitaal en van op afstand te kunnen werken.

Omdat niet alle werknemers over een computer van Defensie beschikken, kan je de toepassing ook bereiken via het internet (bv. van thuis uit) en dit na een authenticatie via de elektronische identiteitskaart. Om dezelfde reden werd begin 2020 het uitzicht van de toepassing veranderd. Je kan de verschillende functionaliteiten nu ook via smartphone of tablet gebruiken en bedienen via een touchscreen. Elke aanvraag die je zelf als werknemer kan indienen in HRM@Defence of elke actie die je zelf moet nemen om je persoonlijke gegevens te beheren, is nu ook via deze weg toegankelijk.

Wil je weten hoe je via het internet met persoonlijke PC, smartphone of tablet toegang kan krijgen tot HRM@Defence? Ga dan naar de startpagina van HRM@Defence. In de rubriek “Documentatie” klik je “Instructiefilmpjes” aan. In de categorie “internettoegang” vind je vervolgens een korte video die je toont wat je precies moet doen.

In de loop van 2020 werden stap voor stap nieuwe types aanvragen op een elektronische manier aangeboden. De prioriteit ging, in de mate van het mogelijke, naar de meest gebruikte aanvragen om op korte termijn de grootste winst voor de organisatie te boeken. Als eerste kwam de aanvraag telewerk aan de beurt. Daarna werden aanvragen voor bijvoorbeeld eindeloopbaanverlof en cumuls ingevoerd ter vervanging van de papieren ModB. Sinds november 2020 is elk type ModB elektronisch beschikbaar.

Een aantal administratieve formaliteiten waarvoor je vroeger naar het ASE moest gaan, werden terzelfdertijd via HRM@Defence aangeboden. Zo kan je voortaan je bankrekeningnummer zelf wijzigen of een nieuwe reductiekaart voor het openbaar vervoer aanvragen. Ook alle oproepen voor vacante functies of openstaande plaatsen voor interne werving (Sociale promotie, Promotie op diploma,…) worden sinds half 2020 via HRM@Defence gepubliceerd. Je kan op elk moment elke openstaande vacature bekijken en je kan je inschrijven voor interessante types vacatures op basis van sleutelwoorden. Wil je je kandidaat stellen voor een vacature, dan kan je dat rechtstreeks vanuit de oproep doen.

2021

Tot eind 2020 werden, naast HRM@Defence, nog een aantal andere systemen gebruikt voor onze personeels- en financiële administratie. Hierdoor werden dezelfde gegevens soms meerdere keren manueel ingebracht en gebeurde de informatie-uitwisseling tussen systemen in een aantal gevallen nog op papier.

In de tweede helft van de maand december 2020 zijn alle gegevens uit deze systemen samengevoegd en overgezet naar HRM@Defence. Sinds 4 januari 21 hebben we nog slechts één uniek systeem waarin alle informatie vervat zit. Dit laat toe om nieuwe functionaliteiten in Selfservice aan te bieden en de personeelsadministratie nog verder te digitaliseren. Denk bijvoorbeeld aan het registratieformulier voor de fietsvergoeding of het aanvragen en indienen van een marsbevel (binnenland en buitenland).

Eén systeem volgt vanaf nu alle informatie op. Dit laat toe om eventuele “transfers” naar bijvoorbeeld DO Flex automatisch uit te voeren. Werk je bijvoorbeeld deeltijds, dan zal het systeem rekening houden met je werkschema bij het verwerken van je verlofaanvragen.

Je krijgt als werknemer via de selfservice-functionaliteiten ook een zicht op de eervolle onderscheidingen die je al ontvangen hebt maar je zal ook kunnen nakijken wanneer je in de voorwaarden zal zijn voor een volgende onderscheiding. Op dezelfde manier zal je kunnen nakijken wanneer bijvoorbeeld je wedde-anciënniteit zal stijgen. HRM@Defence geeft je tenslotte sinds begin 2021 ook toegang tot je digitale loonstrook en zal een overzicht bieden van alle betalingen die je hebt ontvangen.

Kinderziekten

De volledige overgang naar HRM@Defence is een ingrijpende verandering en gaat gepaard met de onvermijdelijke kinderziekten. We stellen vooral problemen vast in volgende domeinen:

  • Workflows die niet correct lopen omdat na het overzetten van alle gegevens eind vorig jaar niet alle parameters correct in het systeem staan.
  • Software-bugs waardoor het inbrengen van specifieke gegevens in een aantal gevallen niet mogelijk is.
  • Onvoldoende kennis of ervaring met het systeem waardoor er ook sprake is van een aantal gebruikersfouten bij het inbrengen van alle noodzakelijke gegevens.
  • Ontbreken van bepaalde overzichten of rapporten.

Om alvast de gebruikersfouten zoveel mogelijk te vermijden, wordt sinds 19 Jan 21 elke week een infosessie gegeven via Skype voor het personeel van de DAES. DG HR en DG BudFin willen op die manier correcte en tijdige informatie bieden over updates en de stand van zaken of over bepaalde topics waarover bij de helpdesks veel vragen binnen komen. Bovendien worden volop rapporten ontwikkeld ter ondersteuning van de DAES en de individuele gebruikers om beheer, overzicht en opvolging van betaalde prestaties te vergroten.

Bij het oplossen van problemen gaat de prioriteit naar datgene waarmee veel personeelsleden geconfronteerd worden. Pas later komen andere individuele gevallen aan bod. Wie door het niet uitbetalen van bepaalde vergoedingen of toelagen in de problemen komt (vb. terugbetaling lening, onderhoudsgeld, huur) kan hiervoor steun vragen. De DAES legt je uit bij wie je hiervoor terecht kan. Deze dossiers worden prioritair behandeld en indien nodig kan overgegaan worden tot een directe betaling buiten het systeem om. Ondertussen werden in dit kader al 512 aanvragen behandeld.

De achterstand in de uitbetalingen is grotendeels weggewerkt maar nog niet helemaal. Uiteraard wordt alles in het werk gesteld om dit zo snel mogelijk op te lossen. Voor de module PVR, Planning, Validatie en Registratie van prestaties, werden er sinds begin dit jaar al meer dan honderd aanvragen voor aanpassingen ingediend bij de firma. Daarvan is de helft inmiddels in productie. DG MR ziet erop toe dat de oplevering van gevraagde aanpassingen binnen een aanvaardbare termijn van 5 dagen plaats vindt. Op dit moment levert de firma per week gemiddeld 2 à 3 software-updates af waarin telkens meerdere correcties vervat zitten. Op basis van de huidige gegevens is de inschatting dat tegen 1 juli 21 HRM@Defence correct zal functioneren.

What’s next?

In de komende weken en maanden zal hard gewerkt worden aan het verbeteren en gebruiksvriendelijker maken van de bestaande functionaliteiten. Hiervoor zal beroep gedaan worden op representatieve gebruikers uit de verschillende eenheden. Op iets langere termijn zullen gradueel bijkomende functionaliteiten toegevoegd worden.

Valorisatie functie onderrichter
Valorisatie functie onderrichter
Nieuwe overeenkomst verzekeringen
Nieuwe overeenkomst verzekeringen
Aanwervingen Rosetta
Aanwervingen Rosetta
Ethisch leiderschap
Ethisch leiderschap
Emma en Lucas
Emma en Lucas