HRM@Defence – Wat brengt de nabije toekomst?

Kris VANDEPOELE

Eén van de hoofdobjectieven van het project “HRM@Defence” is om het personeelsbeheer, inclusief de loonadministratie en de vormingen, te vergemakkelijken voor het individu en voor de hiërarchie aan de hand van een uniek, interactief en gebruiksvriendelijk informatiesysteem. 

De 3de fase

Zo heb je als werknemer van Defensie, sinds 2015, via de “Employee Self Service” (ESS) toegang tot je eigen persoonlijke en professionele gegevens in HRM@Defence en kan je ook elektronisch een verlofaanvraag indienen.

In 2017 werd de tweede fase van het project in gebruik genomen, gericht op de vormingswereld binnen Defensie. Het omvat een gedeelte “Campus Solutions” voor het opvolgen van de academische vormingen in de Koninklijke Militaire School. Het gedeelte “Enterprise Learning Management” (ELM) is bedoeld voor het beheer van alle andere vormingsprogramma’s. Meer informatie over deze 2de fase kan je lezen in volgend HR-Topics artikel.

Op dit moment werkt het projectteam, samen met de betrokken diensten van DG HR en DG BudFin, volop aan de 3de fase van het project. De eerste resultaten zullen in de komende maanden stilaan voor iedereen binnen Defensie zichtbaar worden. Wat mag je van deze 3de fase verwachten?

DSC_0860
“Administratieve vereenvouding”

Elk personeelslid van Defensie wordt vroeg of laat geconfronteerd met de complexiteit van de personeelsadministratie. Er bestaan tientallen verschillende aanvraagformulieren met elk een eigen procedure en een eigen volgweg. Denk bijvoorbeeld aan een Model B, het registratieformulier voor de fietsvergoeding, een aanvraag voor een marsbevel of een sollicitatie in het kader van een oproep.

De meeste van deze administratieve procedures verlopen vandaag nog steeds op papier. Hierdoor gaat vaak veel tijd verloren vooraleer een aanvraag aankomt bij de dienst die ze effectief moet behandelen.

Als je als werknemer een aanvraag indient, heb je zelf vaak weinig zicht op het verdere verloop van de procedure. Wil je weten waar je aanvraag zich bevindt, dan bestaat de meest voor de hand liggende oplossing er vandaag in om zelf rond te bellen of om langs te gaan bij de betrokken diensten. Het spreekt voor zich dat deze manier van werken tijdrovend en weinig transparant is.

De verwerking van je aanvraag gebeurt vandaag in één of meerdere informatiesystemen, waarbij dezelfde gegevens vaak meerdere malen manueel ingebracht worden met risico op fouten.

HRM@Defence moet deze administratie beter, sneller en transparanter laten verlopen.

“Paperless”

Eén van de objectieven van de 3de fase is het digitaal laten verlopen van de volledige personeels- en financiële administratie. Zo zal je op termijn, als werknemer van Defensie, zelf quasi elke aanvraag op het vlak van de personeelsadministratie kunnen indienen via een digitaal formulier.

Na het indienen, volgt de aanvraag automatisch de juiste stappen tot bij de bevoegde dienst(en) voor advies en beslissing. In het geval van een klassiek Model B zal dit bijvoorbeeld via de eenheidscommandant en de korpsoverste naar de personeelsbeheerder gaan. De volgweg van een aanvraag kan erg verschillend zijn naar gelang van het type aanvraag (verlof, Model B, aanvraag marsbevel, fietsvergoeding…), maar ook afhankelijk van je individuele situatie (burger of militair, reservist, kandidaat, officier of niet, …). HRM@Defence zal hier rekening mee houden.

Doordat er geen papieren documenten meer moeten verstuurd worden via post of estafette, gaat er minder tijd verloren bij de behandeling van de aanvraag en wordt de werklast voor de secretariaten beperkt.

“Only Once”

HRM@Defence maakt maximaal gebruik van het “Only Once”-principe. Dit betekent concreet dat gegevens die één keer in het systeem ingebracht zijn, op een unieke plaats bewaard worden. Ze zouden nooit meer opnieuw moeten ingebracht worden. Zo zal HRM@Defence digitale formulieren automatisch aanvullen met de relevante gegevens die al gekend zijn. Ook bijlagen, die vereist zijn in bepaalde aanvraagprocedures, zullen automatisch toegevoegd worden als deze gegevens beschikbaar zijn in het systeem. Denk hierbij aan een kopie van de evaluatienota of de resultaten van de laatste sporttesten. In de toekomst zal je dus ook niet langer op elk aanvraagformulier steeds opnieuw dezelfde persoons- en contactgegevens zoals naam, stamnummer, graad, eenheid, adres, enz. moeten invullen.

Gegevens die nog niet in het systeem beschikbaar zijn, zal je op een gestructureerde manier kunnen inbrengen zodat het risico op fouten minimaal wordt.

 

Geautomatiseerde administratieve controles

In elke stap van de aanvraag kunnen automatische administratieve controles ingebouwd worden om de fouten tot een minimum te beperken. Zo zal je bijvoorbeeld geen fietsvergoeding kunnen aanvragen op dagen waarop je met verlof was of zal het systeem je waarschuwen als je niet in de voorwaarden bent voor een bepaalde aanvraag.

 

Transparantie

Je zal ook op elk moment kunnen nakijken bij wie jouw aanvraag zich bevindt en, in het geval van een Model B bijvoorbeeld, welke adviezen er uitgebracht zijn of welke beslissingen genomen werden. Bovendien zal je per e-mail een notificatie ontvangen van zodra de beslissing genomen is. Ook alle betrokken diensten (S1, CSM, …) worden op dezelfde manier rechtstreeks geïnformeerd.

Toegankelijkheid

Omdat niet alle werknemers over een computer van Defensie beschikken, is er vandaag al in een toegang via infokiosken voorzien. Het is eveneens mogelijk om de toepassing te bereiken via het internet (bv. van thuis uit) na een authenticatie via elektronische identiteitskaart.

Vanaf de 3de fase van HRM@Defence zal het uitzicht van de toepassing veranderen. De verschillende functionaliteiten zullen op een eenvoudige en overzichtelijke manier via smartphone of tablet kunnen gebruikt worden met een vlotte bediening via een touchscreen. Op deze manier moet de HR-dienstverlening via HRM@Defence nog toegankelijker worden voor iedereen.

Binnen dit kader voorziet DG HR trouwens voor de militaire personeelsleden van Defensie in een maandelijkse forfaitaire vergoeding voor mobiele communicaties die je bijvoorbeeld zal kunnen gebruiken voor de aankoop van een smartphone.

Het uitrollen van al deze functionaliteiten zal geleidelijk gebeuren en enige tijd in beslag nemen. Wanneer welke wijzigingen in het kader van de 3de fase van HRM@Defence zullen plaatsvinden en de manier waarop dit zal gebeuren, zal telkens tijdig gecommuniceerd worden.

Meten is weten
Meten is weten
Leading by example
Leading by example
Waarden in een stripverhaal
Waarden in een stripverhaal
Competentiemanagement
Competentiemanagement