HRM@Defence – Que nous réserve l’avenir proche?

Kris VANDEPOELE

Un des principaux objectifs du projet “HRM@Defence” est de faciliter la gestion du personnel, en ce compris l’administration des salaires et les formations, pour l’individu et la hiérarchie, à l’aide d’un système informatique unique, interactif et convivial.

La 3ième phase

En tant que collaborateur de la Défense, vous avez ainsi accès, depuis 2015, par le biais de l’“Employee Self Service” (ESS), à vos données personnelles et professionnelles en HRM@Defence et vous pouvez également introduire vos demandes de congé par voie électronique.

En 2017, la deuxième phase du projet, axée sur le monde de la formation au sein de la Défense, a été mise en œuvre. Elle comprend une partie “Campus Solutions” pour le suivi des formations académiques au sein de l’Ecole royale militaire. La partie “Enterprise Learning Management” (ELM) est destinée à la gestion de tous les autres programmes de formation. Vous trouverez davantage d’informations sur cette 2e phase dans l’article d’HR-Topics suivant.

A l’heure actuelle, l’équipe de projet travaille d’arrache-pied, avec les services concernés de la DG HR et de la DG BudFin, à la 3e phase du projet. Les premiers résultats seront progressivement visibles dans les mois à venir pour tout un chacun au sein de la Défense. Que peut-on attendre de cette 3e phase?

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“Simplification administrative”

Chaque membre du personnel de la Défense est tôt ou tard confronté à la complexité de l’administration du personnel. Il existe des dizaines de formulaires de demande différents ayant chacun leur procédure et leur itinéraire propres. Songeons par exemple à un Modèle B, au formulaire d’enregistrement pour l’indemnité bicyclette, à une demande d’ordre de marche ou à une candidature dans le cadre d’un appel.

La plupart de ces procédures administratives se font encore, à l’heure actuelle, sur papier, ce qui fait souvent perdre un temps considérable avant qu’une demande n’atterrisse dans le service qui doit effectivement la traiter.

Lorsque vous introduisez une demande en tant que travailleur, vous avez souvent peu de vision quant à la suite du déroulement de la procédure. Si vous souhaitez savoir où se trouve votre demande, la solution la plus évidente, à l’heure actuelle, est de téléphoner ou de vous rendre auprès des services concernés. Il va de soi que cette manière de travailler est chronophage et peu transparente.

Le traitement de votre demande se fait actuellement dans un ou plusieurs systèmes informatiques dans lesquels les mêmes données ont souvent été introduites plusieurs fois manuellement, ce qui comporte des risques d’erreur.

HRM@Defence doit faire en sorte que cette administration se fasse mieux, plus rapidement et de manière plus transparente.

“Paperless”

Un des objectifs de la 3e phase est la numérisation de l’ensemble de l’administration du personnel et de l’administration financière. A terme, en tant que travailleur de la Défense, vous pourrez introduire vous-même quasiment toutes les demandes dans le domaine de l’administration du personnel à l’aide d’un formulaire numérique.

Après l’introduction, la demande suivra automatiquement toutes les étapes ad hoc, et ce, jusqu’au(x) service(s) compétent(s) pour avis et décision. Dans le cas d’un Modèle B classique, il parviendra par exemple au gestionnaire de personnel par l’intermédiaire du commandant d’unité et du chef de corps. L’itinéraire d’une demande peut varier considérablement en fonction du type de demande (congé, Modèle B, demande d’ordre de marche, indemnité bicyclette…), mais aussi en fonction de votre situation personnelle (civil ou militaire, réserviste, candidat, officier ou non, …). HRM@Defence tiendra compte de tous ces facteurs.

Etant donné qu’aucun document papier ne devra plus être envoyé par la poste ou par estafette, cela permettra de perdre moins de temps dans le traitement de la demande et cela limitera la charge de travail des secrétariats.

“Only Once”

HRM@Defence a recours au maximum au principe “Only Once”. Cela signifie concrètement que les données qui ont été introduites une fois dans le système, sont conservées en un lieu unique. Elles ne devraient donc plus jamais être réintroduites. Ainsi, HRM@Defence complètera automatiquement les formulaires numériques avec les données pertinentes déjà connues. Les annexes, requises dans certaines procédures de demande, seront également automatiquement ajoutées si ces données sont disponibles dans le système. Songeons ici à une copie de la note d’évaluation ou aux résultats des derniers tests sportifs. A l’avenir, vous ne devrez donc plus systématiquement remplir les formulaires de demande avec les mêmes données personnelles et de contact telles que nom, numéro de matricule, grade, unité, adresse, etc.

Vous pourrez introduire de manière structurée les données qui ne sont pas encore disponibles dans le système de façon à réduire les risques d’erreur.

 

Contrôles administratifs automatisés

Des contrôles administratifs automatiques peuvent être prévus à chaque étape de la demande en vue d’éviter au maximum les erreurs. Ainsi, vous ne pourrez par exemple pas demander une indemnité bicyclette pour les jours où vous étiez en congé ou le système vous préviendra si vous ne satisfaites pas aux conditions pour une demande donnée.

 

Transparence

Vous pourrez également vérifier à tout moment chez qui se trouve votre demande, en cas d’un Modèle B par exemple, quels sont les avis qui ont été émis ou les décisions qui ont été prises. En outre, vous recevrez une notification par courriel dès qu’une décision aura été prise. Tous les services concernés (S1, CSM,…) sont informés directement de la même manière.

Accessibilité

Etant donné que tous les collaborateurs ne disposent pas d’un ordinateur de la Défense, un accès est déjà prévu à l’heure actuelle par le biais des kiosques info. Il est également possible de se connecter à l’application par l’Internet (par exemple depuis le domicile) après authentification à l’aide de la carte d’identité électronique.

A partir de la 3e phase de HRM@Defence, l’application changera d’apparence. Les différentes fonctionnalités pourront être utilisées de manière simple et claire sur smartphone ou tablette à l’aide d’un panneau de commande utilisable par écran tactile. De cette manière, les services HR via HRM@Defence seront encore plus accessibles pour tous.

Dans ce cadre, la DG HR prévoit d’ailleurs pour le personnel militaire de la Défense une indemnité forfaitaire mensuelle pour communications mobiles que vous pourrez par exemple utiliser pour acheter un smartphone.

Le déploiement de toutes ces fonctionnalités se fera progressivement et demandera du temps. Les modifications introduites dans le cadre de la 3e phase de HRM@Defence et la manière dont elles interviendront feront l’objet d’une communication en temps voulu.

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