HRM@Defence deel 2: vormingsbeheer hervormd

Artikel: Shana Pauwels - Foto's: DG-HR, DG-Com

De tweede fase van HRM@Defence werd uitgerold begin 2017. Maar wat betekent die tweede fase nu? En voor wie is ze van belang?

Even wat voorgeschiedenis: Het project HRM@Defence startte in 2013 met als hoofdobjectief het leveren van een interactief en gebruiksvriendelijk centraal databeheer. Om zo het beheer op vlak van financiën, personeel en vorming te vergemakkelijken voor het individu en de hiërarchie. En vooral om bij Defensie als organisatie te komen tot het objectief ‘The right person at the right place at the right time at the right cost’.
Om dit te realiseren, worden de verschillende onderdelen van de applicatie in drie waves’ uitgerold. De eerste wave ‘Portfolio’ startte in 2014. Vanaf dan kan iedereen zelf zijn verlofaanvraag invoeren. Gelijktijdig startte de voorbereiding van de tweede wave ‘Train the Talent’ die de applicaties van vormingsbeheer bevat. Deze twee applicaties zijn: Campus Solutions (CS) voor het beheer van alle academische vormingen en Enterprise Learning Management (ELM) voor de opvolging van alle interne, niet-academische vormingen in Defensie.

De derde Wave ‘Human Capital Management’ (HCM), omvat de rest van het personeelsbeheer.
De tweede wave werd begin 2017 uitgerold. Enkel de Koninklijke Militaire School zal het gedeelte Campus Solutions gebruiken voor de opvolging van de academische vormingen, maar Enterprise Learning Management (ELM) is het interessante gedeelte voor iedereen omdat het alle andere vormingsprogramma’s herneemt.
Het invoeren van al die vormingen in het systeem was een huzarenstukje. De vormingsorganismen deden dit handmatig om zeker te zijn van de gegevens, om oude verkeerde interpretaties recht te zetten en verborgen transferbugs te verbeteren. Wave 2 is sinds begin dit jaar ‘full operational’ voor de vormingsorganismen, d.w.z. dat alle gegevens werden ingebracht. Een voordeel, niet alleen voor de vormingsorganismen maar ook voor alle militairen die hun vormingen nu beter kunnen opvolgen via de rapporteringen in Reports on HRM@Defence.

Interessant voor de militair

Hoewel je je in 2018 nog niet kan inschrijven voor een vorming via ELM, kan je via Reports on HRM@Defence wel de leerplannen, de resultaten, de planningen van de vormingen en de inschrijvingen van de interne vormingen in Defensie raadplegen.
De inschrijvingen voor de vormingen gebeuren nu nog op de ‘oude’ manier, met een fax of mail naar het vormingsorganisme, maar vanaf de roll-out van de 3e wave (HCM) zal dit ook via ELM gebeuren.

Op dit moment wordt elke functieomschrijving  ingegeven in HRM@Defence. Vanaf het moment dat alle functiebeschrijvingen ingegeven zijn, kan elke militair zelf nakijken welke vormingen nodig zijn voor zijn of haar functie en wanneer ze georganiseerd worden. Zo beschikt iedereen over alle gegevens om een gepersonaliseerd leerplan voor te stellen aan zijn hiërarchische keten. Natuurlijk moet het commando dat voorstel nog goedkeuren, en eventueel bijsturen zodat de behoeften van de organisatie niet uit het oog verloren worden. Maar zo kan je als individu wel makkelijker alle informatie over de nodige vormingen opzoeken en aanvragen.

Overzicht voor de eenheden

Niet alleen voor het personeel is de introductie van Enterprise Learning Management erg interessant, maar het biedt ook voordelen voor de vormingsverantwoordelijke in de eenheden. Via Reports on HRM@Defence zijn de verschillende databases over vormingen aan elkaar gekoppeld. Daardoor kan je met een eenvoudige zoekopdracht nagaan wie bijvoorbeeld aidman is in je eenheid, hoeveel aidmen er in je eenheid zijn en wanneer je de volgende opfrissingscursus voor die personen moet plannen.

Op deze manier werkt iedereen met dezelfde gegevens en praat iedereen over dezelfde gegevens. Dit laat enerzijds toe juist te vergelijken, de werklast correct te verdelen maar maakt anderzijds een return on investment mogelijk. Zo kan iedereen zijn steentje bijdragen en gaan lange vormingen niet verloren door handmatig bijgehouden registers voor recyclages en dergelijke.

Flexibiliteit voor de eenheid

Zijn de rapporten die je vindt niet voldoende voor een vormingsverantwoordelijke? Dan kan er steeds worden gekeken hoe de rapportering uitgebreid of gepersonaliseerd kan worden. Nu zijn het de specialisten binnen DG HR die zich over de nieuwe rapporten buigen. Op termijn is het de bedoeling dat er specialisten intern de eenheid gevormd worden om de verdere ontwikkeling van de rapporten betreffende gegevens uit ELM verder te zetten.

Vragen betreffende ELM of Reports on HRM@Defence : DGHR-HELPDESK-ELM@mil.be