HR4U arrive !

Guy VERBRUGGEN
“La modification des paquets de tâches ESA et CSM aura des conséquences pour chaque membre du personnel”

Un vent nouveau soufflera bientôt sur le monde des ESA. 2020 verra le déploiement d’un grand nombre de fonctionnalités importantes de HRM@Defence. A partir de ce moment-là, chaque membre du personnel pourra lui-même effectuer diverses démarches administratives à l’aide de HRM@Defence. Il s’agit notamment des Mod B, des demandes de travail à temps partiel, des activités en cumul, de la gestion des dossiers personnels. Chaque mise à jour donnera lieu à un glissement systématique des tâches de l’ESA vers des services plus proches du membre du personnel. Ceux-ci disposeront, à l’avenir, de toute l’expertise administrative nécessaire pour conseiller le personnel de leur groupement de quartiers et assister celui-ci quant à sa situation administrative ou ses possibilités de carrière. L’organisation de l’appui administratif et financier sera également adaptée à la nouvelle manière de travailler. La dénomination “ESA” ne correspondra dès lors plus à son nouveau rôle. C’est pourquoi un nouveau nom a été choisi: “HR4U”. Il est toutefois essentiel que l’appui administratif et financier au personnel continue d’être assuré en tout temps pendant la transition.

Ces changements ne tombent pas des nues. Ils constituent la dernière phase d’un processus de transition en cours depuis plusieurs années déjà. Les responsabilités se déplacent progressivement de l’ESA vers le secrétaire d’unité, le bureau HR et vers l’individu. Ce processus est comparable à l’évolution connue par le secteur bancaire au cours de la décennie écoulée: des files au guichet à la banque en ligne pour terminer avec une App sur votre smartphone.

Transition en trois phases

Le déploiement d’un très grand nombre de fonctionnalités dans le domaine de la gestion du personnel et de la gestion financière constitue la dernière des trois grandes phases de l’introduction de HRM@Defence:

  1. Dans une première phase, vous avez eu accès à vos propres données HR (My DATA via HRNode). Vous pouvez faire adapter votre portfolio en vous adressant au gestionnaire de données de votre profil. Vous pouvez y consulter des données individuelles telles que des cours supplémentaires, diplômes, qualifications linguistiques, formations suivies, personnes à prévenir, jours d’AMS et des informations générales quant aux affectations attribuées et aux souhaits d’affectation, et, le cas échéant, les faire adapter.
  2. Depuis la deuxième phase, vous pouvez vous-même introduire vos demandes de congé à l’aide de HRM@Defence. Celles-ci sont traitées de manière numérique par votre chef direct. Il est également possible de contrôler vous-même l’historique et l’approbation de vos demandes de congé. Tout ceci entre dans le cadre du principe de “self-service”, dans lequel vous êtes vous-même en grande partie responsable de l’introduction de telles demandes.
  3. Le processus de transition est à présent arrivé dans sa troisième et dernière phase. Les ESA n’effectueront bientôt plus les tâches d’appui générales. Abonnements de train, indemnités bicyclette, ordres de marche, avances etc., autant de demandes que vous effectuerez vous-même en complétant une requête, appelé « request », en HRM@Defence. Le personnel HR au sein des unités aura un rôle spécifique à jouer dans la gestion du personnel en HRM@Defence.
Qui fera quoi en HRM@Defence ?

Ce glissement des responsabilités a également des conséquences pour l’organisation et pour le personnel qui travaille actuellement au sein des ESA. Une restructuration de l’appui administratif après l’introduction de HRM@Defence, alignée sur les nouvelles méthodes de travail, est dès lors logique.

Les tâches en HRM@Defence seront effectuées par les acteurs ci-dessous:

  • En tant que membre du personnel, vous effectuerez vous-même une partie de l’administration du personnel en HRM@Defence;
  • Le rôle du secrétaire d’unité est un rôle supplémentaire pour le CSM. Il est chargé du volet administratif comme par exemple la validation d’un ordre de marche. Le secrétaire d’unité est au service de chaque membre du personnel et est à même de vous assister dans l’utilisation pratique de l’application;
  • Le bureau HR, l’actuel service HR au sein de l’unité, fait partie de l’état-major de l’unité et est au service du chef de corps qui peut lui déléguer une série d’actions en HRM@Defence. Le bureau HR demeure le premier conseiller du chef de corps pour les matières HR;
  • Le service HR4U travaillera au profit de tout le personnel d’un quartier ou d’un groupement de quartiers. Il disposera de toute l’expertise administrative nécessaire pour répondre aux questions relatives à votre situation administrative ou à vos possibilités de carrière. Il n’a toutefois aucun rôle actif en HRM@Defence;
  • Les 10 Financial Support Units (FSU), réparties sur l’ensemble du territoire, seront chargées d’un nombre de tâches dans la gestion financière, par exemple la gestion des avances lors de missions.

L’introduction de HRM@Defence ne signifie pas que l’expertise administrative peut se perdre.

  • Le secrétaire d’unité bénéficie, en plus d’une formation quant à l’utilisation de HRM@Defence, d’une formation sur l’administration du personnel. Une formation en la matière est également prévue pour le personnel dans les bureaux HR;
  • Il y aura des fonctions pour le personnel de l’administration au sein des bureaux HR, des services HR4U, des FSU et des SRHD.

Chaque organisme disposera, au sein de son bureau HR, de personnel d’appui administratif de la filière de métiers SU.

Le service HR4U fournira l’expertise administrative au sein de son quartier ou groupement de quartiers et pourra donner des conseils à l’aide des outils disponibles tels que Skype, courriel, … Il pourra également vous recevoir sur place ou éventuellement organiser des journées de permanence dans les différents quartiers du groupement de quartiers selon un calendrier établi.

Enfin, 10 FSU seront mises sur pied au niveau national, chacune responsable de la gestion financière (principalement des avances) au profit d’un nombre de quartiers.

Transition

Nous avons jusqu’ici présenté la manière de travailler “en régime”. Pendant la transition de l’organisation actuelle vers la future organisation, un appui administratif et financier correct doit toutefois toujours être assuré. C’est pourquoi cette transition ne coïncidera pas avec le début du déploiement de la troisième phase de HRM@Defence. Pour permettre à chacun de se familiariser avec les nouvelles fonctionnalités de HRM@Defence, l’organisation actuelle sera conservée un petit temps encore. Les secrétaires d’unité assumeront cependant leur nouveau rôle dès le début.

Le début du déploiement de la phase trois de HRM@Defence est prévu dès le 1er avril 2020. Le rythme auquel les mises à jour seront exécutées est actuellement à l’étude. La nouvelle organisation de l’appui administratif et financier sera introduite au maximum un an après le début du déploiement. Le personnel qui travaille, à l’heure actuelle, au sein des ESA, se verra attribuer une fonction dans la nouvelle structure. Ces membres du personnel pourront exprimer leurs souhaits d’affectation lors d’une enquête organisée par la DG HR.

Vous avez des questions sur HR4U ou sur votre situation personnelle? Prenez contact avec le bureau HRB-VR-JointSupportSU-ST-MZ à l’aide de l’adresse électronique suivante: DGHR-HRB-VR-JSP-SU-MZ-ST@mil.be.
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