DG HR in de JOPG Covid-19

Isabel VANHAVERMAET

Dat het coronavirus onze manier van leven en werken drastisch door elkaar heeft geschud, moeten we niemand meer uitleggen. Sinds 13 maart 2020 worden we geconfronteerd met de gevolgen van de bijzondere maatregelen die de Nationale Veiligheidsraad heeft afgekondigd om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan. De Flash CHOD van 13 maart 2020 vatte het als volgt samen: “Bijzondere omstandigheden vragen om bijzondere maatregelen”.

Defensie heeft zich van bij het begin geëngageerd om de richtlijnen strikt na te leven. Vanaf 18 maart werden alle niet essentiële veiligheidstaken die een aanwezigheid in de eenheid vereisen, geschorst. We gingen maximaal over op telewerken. Een relatief makkelijke en logische beslissing maar met verregaande gevolgen, niet in het minst voor het personeelsdomein. Er rezen pertinente vragen over vorming, rekrutering en selectie, over personeel met vaste dienst in het buitenland, maar ook de impact op de verlofregeling en het uitbreiden van de mogelijkheid tot afstandswerken heeft bij velen de nodige vragen opgeroepen.

Om Defensie zelf op een coherente manier doorheen deze bijzondere omstandigheden te leiden en om ons tegelijk toe te laten de nodige hulp aan de natie te verzekeren, werden twee cellen opgericht die instaan voor de coördinatie. Het Centre de coordination et d’information Covid-19 (C²IC) en de Joint Operational Planning Group Covid-19 (JOPG) waarin alle DG/ACOS/Componenten vertegenwoordigd zijn. Via deze coördinatiecellen wordt de situatie in binnen- en buitenland als gevolg van corona opgevolgd. Alle vragen worden er verzameld en verspreid naar de verschillende gesprekspartners om tot een coherent en correct antwoord te komen. DG HR is in beide cellen vertegenwoordigd.

Intern DG HR, was het de taak van de vertegenwoordiger in de JOPG om alle vragen die betrekking hadden op het personeelsdomein te bespreken met de SME. Deze vragen gingen over een hele waaier aan onderwerpen waar we even nader op inzoomen.

De preventiemaatregelen hadden een enorme impact op de basisvorming van onze kandidaten en op de voortgezette vormingen van de andere militairen. Plots waren de scholen verplicht om, zoveel mogelijk, vanop afstand les te geven. Bepaalde vormingen werden opgeschort, programma’s aangepast. Om de impact op de operationaliteit van Defensie te beperken, werd besloten een klein aantal essentiële vormingen, ter voorbereiding van een buitenlandse opdracht, toch te laten doorgaan. Het respecteren van de voorzorgsmaatregelen stond hierbij uiteraard centraal. Daarnaast werd beslist de geldigheid van sommige brevetten en kwalificaties te verlengen.

Door het opschorten van de vorming kwam ook de verdere jaarplanning in het gedrang. De Divisie HRC van DG HR werd door de JOPG gevraagd om het aanpassen van de planning in goede banen te leiden. Ze is er samen met alle scholen, of ze nu afhangen van DG HR of van de componenten, in geslaagd om prioriteiten te bepalen en een aangepaste kalender op te maken met 18 mei 2020 als startdatum. Een knap staaltje van coördineren en compromissen sluiten!

Ook de rekrutering en selectie bleven niet gespaard. De rekruteringsactiviteiten werden geannuleerd. Onze dokters werden ingezet in de zorgsector waardoor de medische selectie stilviel. Door de afgekondigde preventiemaatregelen konden trouwens ook de andere selectieproeven niet plaatsvinden. Tijdens de vergaderingen van de JOPG en het C²IC werd de evolutie meegegeven en de situatie op de voet gevolgd. De DG/ACOS/Componenten kregen van de POC DG HR een duidelijk overzicht en konden hun opmerkingen meegeven. HRB R&S was ondertussen volop op zoek naar alternatieven om onze doelgroepen te bereiken en het verlies aan sollicitanten zoveel mogelijk te beperken. Vanaf de versoepeling van de maatregelen, werd alles in het werk gesteld om de selectie op 11 mei “coronaproof” terug op te starten. Hoe dit alles juist verloopt, lees je in een ander artikel in deze HR-Topics.

Ook het personeel met vaste dienst in het buitenland zat met de nodige vragen aangezien Corona zich niet laat tegenhouden door landsgrenzen. Er werd beslist om ook deze vragen centraal te behandelen en zo tot coherente richtlijnen te komen, die weliswaar rekening hielden met de specificiteit van elk land. Via de JOPG werd nagegaan of alle procedures correct gevolgd werden. Meermaals is gebleken dat de samenwerking met de andere DG en ACOS in één coördinatiecel noodzakelijk was om misverstanden snel uit de weg te helpen. Via de juiste kanalen kregen de zowat 1000 personeelsleden in een internationaal organisme alle info om ook hen het nodige houvast te bieden in deze crisisperiode.

De nood aan duidelijke informatie liet zich al vanaf dag één voelen. Via de FAQ op de intranet-pagina’s over Covid-19 is door de JOPG getracht zoveel mogelijk algemene richtlijnen te communiceren op alle mogelijke vlakken. De POC DG HR stond in voor het verzamelen van de antwoordelementen in het personeelsdomein en ging daarvoor te rade bij al onze specialisten. Waar nodig kregen de HR-medewerkers in de eenheden bijkomende gedetailleerde richtlijnen om het personeel te kunnen bijstaan. Om de impact voor het personeel zoveel mogelijk te beperken, moest immers in bepaalde uitzonderingen voorzien worden op de bestaande regelgeving.

Een grondige analyse van alle denkbare gevallen door onze experten op dat vlak hebben het mogelijk gemaakt zeer snel twee koninklijke besluiten (KB) op te maken, het ene over de bijzondere bevoegdheden tijdens de coronacrisis en het andere over maatregelen ingevoerd in het kader van Covid-19. Beide KB’s zijn geldig voor de duur van de coronacrisis. De News@Defence van 04 mei geeft een overzicht van alle aanpassingen. Sommige maatregelen hadden bovendien ook een technische impact. Zo is bijvoorbeeld HRM@Defence aangepast om de administratieve opvolging van meer dan 3 dagen per week werken op afstand mogelijk te maken. Een niet te onderschatten werklast achter de schermen.

De voorbije maanden hebben ongetwijfeld aangetoond dat bijzondere omstandigheden om bijzondere maatregelen vragen. Maar wat tijdens deze coronaperiode vooral naar voor kwam, is de onschatbare waarde van een goede samenwerking, coördinatie en informatie-uitwisseling tussen alle betrokken actoren. De medewerkers in de JOPG en het C²IC en alle specialisten waarop zij konden terugvallen, zijn erin geslaagd Defensie zo goed mogelijk door deze crisis te loodsen. Met iedereen in zijn eigen hoekje, was het onmogelijk geweest om tijdig de juiste acties te ondernemen en de impact op ons personeel maximaal te beperken.

Rekrutering en selectie in corona
Rekrutering en selectie in corona
HRC toont de weg
HRC toont de weg
De KMS in coronacrisis
De KMS in coronacrisis
Dienende leiders
Dienende leiders
Emma en Lucas
Emma en Lucas