De nieuwe organisatie van de Defensiestaf

Geen revolutie, maar een evolutie

Tekst: Rodolphe Polis – foto's: Vincent Bordignon, Jürgen Braekeveldt

De invoering van de nieuwe organisatie van de Defensiestaf is geen geheim meer. Sinds september 2018 is die een feit. Het is dan ook logisch dat de Algemene Directie Strategische Communicatie (DG StratCom) het onderwerp naar zich toe trekt om de belangrijkste veranderingen toe te lichten. Daarvoor geven we het woord aan de belangrijkste betrokkenen bij de reorganisatie.

Strategische visie, transversaliteit en integratie vormen de belangrijkste pijlers van deze modernisering, die er zestien jaar na de invoering van de eenheidsstructuur komt. De organisatie op zich wordt niet omgegooid. Een deel van de processen werd herzien en een aantal bevoegdheden opnieuw geformuleerd, om de groeiende verzuiling en soms zelfs isolationisme binnen de Defensiestaf tegen te gaan en het organisatorisch beheer nadrukkelijk de 21ste eeuw binnen te leiden.

Zes verantwoordelijke betrokkenen werden geïnterviewd om uit te leggen waarom een reorganisatie van hun respectievelijke domein binnen de Defensiestaf noodzakelijk was.

Het eerste interview is met kolonel Filip Borremans van het kabinet van de CHOD, betrokken bij de werkgroepen rond de reorganisatie van de Defensiestaf. Om te beginnen kadert hij de huidige reorganisatie in de lijn van de herstructurering die in 2002 leidde tot de intermachten-eenheidsstructuur. Vervolgens plaatst hij de huidige transformatie in de context van een audit uit 2013 en van de Strategische Visie, die de hervorming respectievelijk rechtvaardigen en oriënteren.

Kolonel Borremans omschrijft de reorganisatie in de eerste plaats als het versterken van de processen van samenwerking, coördinatie en besluitvorming, met het oog op een meer geïntegreerde en transparante werking. Het organigram wordt dan ook niet sterk door elkaar geschud. De veranderingen gaan wel samen met de gevolgen van de vermindering van het personeelsbestand van de Defensiestaf, zoals beslist in de Strategische Visie.

Na het algemene kader van de reorganisatie is het aan viceadmiraal Michel Hofman, sinds juli 2017vicechef Defensie (VCHOD), om te vertellen waarom zijn functie na enkele jaren van inactiviteit nieuw leven werd ingeblazen. Een van de redenen daarvoor was de nood aan een stafchef die voor een meer coherente werking zorgt.

 

Net als in de oude organisatie zijn het de onderstafchefs (ACOS) en de directeurs-generaal (DG) die in de nieuwe organisatie de richting van hun departement bepalen. Het is dan ook de taak van de VCHOD om de coherentie tussen die departementen en hun synchronisatie te garanderen en te vermijden dat ze uit elkaar groeien.

 

Om het werk van de staf op te volgen, te synchroniseren en te coördineren, steunde de VCHOD op de sectie Governance Support. Om de coherentie van het langetermijnbeleid te verzekeren, kreeg de VCHOD bijstand van de ACOS Strat als verantwoordelijke voor de voorbereiding van het Defensiebeleid en de transformatie van de capaciteiten.

 

Naast het creëren van een nieuwe werkdynamiek tussen de departementen van de Defensiestaf, is de VCHOD voorzitter van de stuurgroepen die instaan voor de capaciteitstransformatie. Hij houdt ook toezicht op de nieuwe versie van het militair hospitaal en de constructie van de nieuwe infrastructuur voor de Defensiestaf. Er zijn veel transversale dossiers die nood hebben aan een globale visie en permanent contact met alle ACOS’en en DG’s. Dit alles gebeurt ter ondersteuning van en in nauwe samenwerking met de CHOD.

Kolonel Raymond De Loose, directeur van de divisie Integrated Capability Management bij ACOS Strat, belicht de verantwoordelijkheid van zijn dienst, die zorgt voor de doorlopende opvolging van projecten, van ontwikkeling tot effectieve uitvoering ervan: “Wij zorgen ervoor dat we een idee van het ontstaan tot de uitwerking ervan opvolgen in een doorlopend proces, waardoor bepaalde onderbrekingen in de keten worden vermeden”, vertelt hij. Anders gezegd “houdt mijn dienst zich bezig met alles wat te maken heeft met de uitvoering en implementatie van de Strategische Visie op het hoogste niveau.”

 

Transversaliteit is hier meer dan elders een leidmotief, want wanneer er aan een nieuwe capaciteit wordt gewerkt, is het belangrijk om alle actoren te integreren die bij de praktische uitwerking betrokken zullen zijn. Zo komt het dat er rond de tafel van het ICM vertegenwoordigers zitten van alle componenten, DG HR, DG MR en ACOS Ops & Trg.

 

Om het geïntegreerde beheer van een capaciteit tot een goed einde te brengen, moet het samenvallen met de ontwikkeling van de acht DOTMLPFI-pijlers (Doctrine, Organisation, Training, Material, Leadership, Personnel, Facilities en Interoperability).

Het vierde interview is er een met luitenant-generaal Henk Robberecht, sinds 19 mei 2017 inspecteur-generaal bij Defensie. Hij schetst zijn opdrachten en rol binnen de nieuwe structuur van de Defensiestaf.

 

De combinatie van de reorganisatie van de Defensiestaf enerzijds en de uitbesteding van de interne audit door de FOD’s anderzijds hebben geleid tot een nieuwe Algemene Inspectie, die sinds het begin van 2018 operationeel is. In januari 2016 hebben alle FOD’s hun interne audit overgedragen aan een nieuw federaal orgaan: de Federale Interne Auditdienst of FIA.

 

Sindsdien valt de dienst voor klachtenbeheer onder de Algemene Inspectie. Bovendien wou de CHOD een dienst behouden die ervoor moet zorgen dat de activiteiten van Defensie onder controle blijven. Die dienst moet in staat zijn om onderzoek te voeren, verslag uit te brengen en aanbevelingen toe te passen in het geval van ernstige wantoestanden.

 

De Algemene Inspectie verzorgt ook de opvolging van de actieplannen uit voorgaande audits en de actieplannen die het gevolg zijn van het interne controlesysteem (ICS). “De inspecteur-generaal moet trends ontwaren op basis van evaluatieverslagen van het ICS, van verslagen van de dienst voor klachtenmanagement en van trends die worden waargenomen tijdens werkbezoeken binnen de afdelingen. Op die manier kunnen we thematische studies wijden aan de vastgestelde trends”, legt luitenant-generaal Robberecht uit.

De nieuwe Algemene Directie Health & Well-being is het onderwerp van het vijfde interview. Geneesheer generaal-majoor Geert Laire, die de DG H&WB leidt, schaart zich achter de nieuwe benaming in de structuur van de Defensiestaf en de evolutie naar een geïntegreerd beheer.

 

De naamsverandering van ACOS Well-being naar DG Health & Well-being (DG H&WB) duidt op een verandering in het denkkader rond het gezondheids- en welzijnsbeleid bij Defensie. “Enerzijds is er een trend in de militaire gezondheidszorg naar een zogenaamde integrative medicine, met een sterkere band tussen welzijn en gezondheid. Anderzijds gaat dit gepaard met meer individuele verantwoordelijkheid. We gaan dus from a medecine that cures to a medecine that keeps you healthy.”

 

Daarom legt de huidige stafstructuur ook duidelijker het verband tussen DG H&WB en de Medische Component. “Die eerste werkt de visie uit over gezondheid en welzijn, terwijl de tweede die toepast en omzet in concrete medische steun en hulpverlening, zowel in eigen land als tijdens operaties. Een erg grote uitdaging voor de DG H&WB is echter om een echt militair gezondheids- en welzijnsbeleid te ontwikkelen.”

 

De tweede uitdaging die de DG na aan het hart ligt, is de verbetering van de preventiestructuren van het departement. Preventie moet deel gaan uitmaken van meer geïntegreerde werkprocessen, op twee niveaus. Bij Defensie ligt het aantal personen dat werkt in de domeinen Quality, Safety, Health en Environment (QHSE) zeker niet lager dan bij andere bedrijven. Toch is dat personeel nog niet voldoende geïntegreerd in een gemeenschappelijk en continu proces. Bovendien benadrukt de DG de noodzaak om de preventiemedewerkers van bij het begin te betrekken bij analyses en beslissingen, en niet pas achteraf. In één QHSE-structuur binnen de organisatie, moeten preventie en welzijn tot op het hoogste niveau aandacht krijgen en dus op de tweede plaats in andere beheersystemen geïntegreerd worden. Dat model lijkt ons het meest geschikt om de voorgeschreven doelen te halen. Tot slot benadrukt generaal-majoor Laire dat “alles erop lijkt te wijzen dat de omvang en de impact van de psychosociale belasting op het werk toenemen, ook voor het Defensiepersoneel.”

De Algemene Directie Communicatie (DG Com) is welbekend binnen Defensie, vooral dankzij haar producten: videoreportages, foto’s en artikels in de DBriefing, op de website, het materiaal rond evenementen en veel meer. Die worden allemaal door een professioneel en gemotiveerd team ontwikkeld en uitgewerkt.

 

Omdat Defensie het belang van communicatie kent, is er beslist om te investeren en zich vooral te richten op strategische communicatie.

 

Het is niet de bedoeling om de huidige DG Com te laten groeien, integendeel. Die volgt de personeelsevolutie zoals beschreven in de Strategische Visie van Defensie.

 

Met de oprichting van de Algemene Directie Strategische Communicatie (DG StratCom) investeert Defensie nadrukkelijk in de creatie van een capaciteit die wil bijdragen aan de doelstellingen van Defensie zoals beschreven in het huidige bedrijfsplan.

 

Als organisatie in volle ontwikkeling streeft Defensie ernaar om alle militairen en burgers van zijn departement beter te informeren over de vele veranderingen. Het wil de bevolking en alle betrokken partijen overtuigen van de rol die Defensie voor het land speelt, door zijn imago te verbeteren en zich van hun steun te verzekeren.

 

De DG StratCom zal georganiseerd worden volgens het NAVO-concept. Ze zal alle aspecten van communicatie bundelen en de focus leggen op zowel communicatie in België (institutionele communicatie) als tijdens operaties.

 

De DG StratCom zal onder leiding staan van kolonel Guido Hart van het Corps de Réaction Rapide France, waar hij chef StratCom was. Hij zal worden bijgestaan door luitenant-kolonel Jeannique Debrabandere, voormalig stafchef van de DG Com.

Zes sleutelspelers van onze Defensiestaf geven in een interview meer uitleg over deze reorganisatie. Vijf belangrijke veranderingen komen daarbij aan bod.

  • De herinvoering van de functie van VCHOD.
  • Een betere coördinatie en synchronisatie van de bestuursprocessen van de Defensiestaf door middel van drie boards (Policy Coordination, Governance en Information board), en niet te vergeten de geïntegreerde en transversale benadering van de capaciteitsontwikkeling.
  • De nieuwe Algemene Inspectie.
  • Een geïntegreerde visie op gezondheid en welzijn bij Defensie, met bijzondere aandacht voor preventie (DG H&WB).
  • De geïntegreerde aanpak van de communicatie binnen Defensie en de oprichting van de Algemene Directie Strategische Communicatie (DG StratCom).

Al die veranderingen hebben hetzelfde doel voor ogen: de integratie van de processen en de ontzuiling van de diensten.