De archieven, onze “papieren” geschiedenis

Ingrid SNOECK

Tijdens je volledige loopbaan als militair bij Defensie, verzamel je documenten in je persoonlijk dossier: brevetten, evaluatienota’s, resultaten van cursussen, bedankings- of felicitatiebrieven, … De administratieve steuneenheid van je eenheid (ASE) bewaart deze documenten. Je kan hen altijd vragen jouw persoonlijk dossier te raadplegen. In dit geval spreken we over de lokale archieven.

Je vertrekt bij Defensie of je gaat met pensioen, dan wordt je dossier centraal gearchiveerd.

het Notariaat

De dienst Notariaat van DG HR

Dossiers van militairen en burgers die Defensie verlaten, komen terecht op de dienst Notariaat van DG HR in Evere. Daar wordt jouw “papieren geschiedenis” verder bewaard voor het nageslacht. Zeven militairen zorgen er elke dag voor dat de inkomende dossiers correct en volgens de geldende voorschriften gearchiveerd worden. Deze dossiers moeten ook op de juiste plaats, in de juiste doos, in het juiste rek terechtkomen. Dit is onontbeerlijk om later hun spoor te kunnen terugvinden. Een groot deel van de tijd van het personeel van het Notariaat gaat immers naar het opzoeken van dossiers op vraag van oud-militairen, familieleden van oud-militairen of anderen die om een of andere reden op zoek zijn naar informatie. De betrokken dossiers kunnen op aanvraag ter plaatse geconsulteerd worden.

Naast de persoonlijke dossiers van militairen en burgers en de dossiers met statutaire maatregelen, vind je bij ons nog andere reeksen archieven. Het gaat onder andere om:

  • Dossiers van gewapende weerstanders
  • Dossiers van dienstplichtigen Klas 1946-1960
  • Dossiers van militairen die gediend hebben in een van de twee Wereldoorlogen of in Korea
  • Dossier over de Militaire Technische Samenwerking in Congo/Zaïre, Rwanda en Burundi
niet alleen bij DG HR

Archieven vind je niet alleen bij DG HR

Niet alleen de persoonlijke dossiers worden met zorg bijgehouden. De Kanselarij, een dienst van DG Jur, beheert en bewaart voornamelijk koninklijke en ministeriële besluiten. Dit zijn de documenten die onder andere de benoemingen en aanstellingen van het burger – en militair personeel van Defensie bevatten. Daarnaast zijn er ook de administratieve documenten van de eenheden zoals bijvoorbeeld de verslagen eenheidscommandant (VEC) evenals documenten van DG MR zoals aankoopcontracten en van DG BudFin (uitgaven, bankuittreksels, enz). ACOS IS beheert de geclassificeerde archieven, documenten bestempeld als vertrouwelijk, geheim of zeer geheim. Zij archiveren ook de jaarverslagen van de eenheden. DG H&WB houdt de medische dossiers bij in Neder-over-Heembeek, DG StratCom stockeert in Peutie de audiovisuele producties (geluids- en video-opnamen, krantenartikels, persmededelingen) en de Koninklijke Militaire School (KMS) bewaart alle academische documenten.

Kilometers papier

Als het over archieven gaat, wordt de hoeveelheid uitgedrukt in meters en zelfs in kilometers! Ondanks de digitalisering is er in de eenheden een jaarlijkse “productie” van 100m archief. Evere en Zutendaal hebben elk meer dan 10 km archieven. De medische archieven zijn goed voor zo’n 5 km. Naast het aspect volume verdienen ook de bewaaromstandigheden de nodige aandacht. Papier en inkt vergaan snel als je ze niet in de gewenste omgeving bewaart: vochtvrij, geen daglicht, stofvrij, constante temperatuur, enz. Dit vraagt dus ook een niet te onderschatten investering en onderhoud.

De bewaarperiode van archieven wordt vastgelegd in functie van het soort document. Het kan gaan van 5 jaar tot 50 jaar. Sommige documenten bewaren we zelfs “eeuwig”. De Algemene Rijksarchivaris is verantwoordelijk voor het archiveringsbeleid voor het hele land en bepaalt welke documenten hoelang bijgehouden worden. Let wel, niet alles wordt bewaard. Sommige documenten kunnen onmiddellijk vernietigd worden. Het is aangewezen om dat zo snel mogelijk te doen om zo het aantal kilometers archieven enigszins te beperken.

Wat brengt de toekomst?

Defensie kampt met plaatsgebrek. Door geplande infrastructuurwerken in het kwartier Koningin Elisabeth zal het gebouw met de archieven op termijn verdwijnen. Daarom wordt uitgekeken naar nieuwe mogelijkheden om alles te stockeren, te verplaatsen, … Het Rijksarchief is bereid een aantal archieven over te nemen. De technische evolutie van de laatste jaren met een digitalisering van de meeste documenten, kan een positieve impact hebben op de te bewaren volumes. Een DVD kan honderden documenten bevatten en neemt nauwelijks plaats in. Daarom is er een evolutie naar het systematisch inscannen van oudere documenten. Geen eenvoudige klus. De soms erg oude papieren documenten moeten met de nodige voorzichtigheid behandeld en eventueel teruggeplaatst worden. Het volledige proces neemt heel wat tijd in beslag. Plannen om het bewaren en eventueel digitaliseren van een groot deel van onze bestaande en toekomstige archieven uit te besteden, krijgen daarom steeds meer vorm.

Onze archieven bevatten een schat aan informatie voor latere generaties en verdienen het dus om met zorg bewaard te worden. Ook jouw passage is grondig gedocumenteerd en zal nog lange tijd zijn sporen nalaten in ons archief. Willen je kleinkinderen of achterkleinkinderen ooit werk maken van je biografie, dan weten ze waar naartoe!

Het ABC van de motivatie
Het ABC van de motivatie
Blended Learning
Blended Learning
Waarden in een stripverhaal
Waarden in een stripverhaal